摘 要：本研究综合分析了档案信息化管理研究的意义、发展趋势以及目前国内外在海洋监测档案信息化管理方面的研究现状，深入探讨了目前我国海洋监测档案管理存在的问题，，其中，管理模式老化、软硬件配套措施不足、信息数据库建设滞后、档案信息安全建设不足等是我们海洋监测档案管理上亟待解决的问题。针对上述问题，本研究为我国海洋监测档案信息化建设提供了意见和建议，希望能为我们的海洋监测档案更上新的台阶提供理论支持。

关键词：海洋监测档案；信息化；研究

1 引言

我们在应用现代化的信息技术，比如利用网络技术、图文技术等对档案信息资源进行安排、管理与配置后，最终实现了资源共享的过程称为档案管理的信息化。它能将原本的纸质档案转化成电子数据予以保存，不但能够更好地保存资料，而且也能够实现信息资料的自动化查取。

海洋监测档案是指在海洋调查、观测、监测活动中直接形成的，具有保存价值的各种载体形式的历史记录。目前在本中心站保存了海洋调查、监测、观测、预报过程中取得的各类记录报表及数据资料。

传统海洋监测档案的管理主要还是针对纸质档案保管，模式老化、查找不便且易损坏。目前我国的海洋监测档案管理存在很多问题，尤其在基层海洋环境监测单位，管理模式落后、软硬件配套措施不足、信息数据库建设滞后、档案信息安全建设不完善等都是亟待解决的问题。而档案实行了信息化管理后，完全可以解决上述问题，实现便捷、高效、规范的管理模式，给我们的工作带来便利。所以，海洋监测档案的信息化管理是今后档案管理的大趋。本研究阐明了档案信息化管理的重要性以及国内外研究现状，结合本单位的实际情况对海洋环境监测档案信息化管理情况进行了深入分析，指出目前海洋监测档案管理信息化过程中存在的问题，并对我们今后海洋监测档案信息化管理提出建设性意见和建议，推动我们基层单位的海洋监测档案管理工作更上一个新的台阶。

2 档案信息化管理的方式及发展

关于信息化的表述我国学术界和政府内部做过较长时间的研讨，就是以计算机技术为核心来生产、获取、处理、存储和利用信息。信息化就是计算机化、通信化、知识化。信息化就是要在人类社会的经济、文化和社会生活的各个领域中广泛而普遍地采用信息技术。

档案信息化就是人类充分利用现代信息技术和现代管理理念，充分开发和利用现有的社会信息资源，实现档案信息交流和资源共享，以提高社会经济增长的质量，推动人类社会发展和社会转型的历史进程。档案信息化管理就是把档案管理理念和现代信息技术融合起来，以提高档案管理的效率和质量。

传统的档案信息都是通过纸质的方式进行存储，我们通常都会对纸质档案进行整理、分类、装订、组卷，这种工作方式无论在人力还是物力上都很麻烦，并且工作效率低下。随着信息技术的发展，人们环保和节约意识的增强，无纸化办公已经盛行，档案的信息化管理也逐渐受到青睐。其具有以下几大优势，1）有利于提高档案信息的利用率；2）有利于提高档案存档的工作效率；3）有利于将档案材料进行远程传输。所以发展迅速，并且推广到各行各业，在我国人事档案的管理、粮油运输业档案的管理、图书馆档案的管理等都开始逐步走上了信息化道路。最近几年，随着海洋监测档案管理要求的提高，信息化管理也逐渐应用到了海洋环境监测档案管理领域。从管理需求上看，档案的信息化管理在海洋监测领域势在必行，我们必须从根本上重视起来，努力实现我们基层监测单位的海洋监测档案信息化管理。

3 海洋监测档案管理存在的问题

海洋监测档案的信息化管理成效已经初步显现，但由于其在国内起步较晚，目前还存在以下问题：

3.1 管理模式老化

目前在基层单位中海洋监测档案管理主要存在以下几个方面的问题：一是档案操作都是由人工完成，效率比较低；二是海洋环境监测档案现行管理要求较为繁琐，借阅、查阅等比较麻烦；三是对海洋环境监测档案更新起来比较慢。

3.2 软硬件配置不到位

在基层单位的海洋监测档案管理中，一方面大都还是使用一些比较落后的硬件设备，跟不上现代化的要求；另一方面，配套的软件也跟不上档案管理的要求，软硬件配置急需升级改进。比如：目前档案管理使用的计算机与普通工作使用计算机无异，在储存空间和工作稳定性上并不能完全符合档案信息化管理的要求，在配套软件方面也没有一套完善、适合基层单位使用的档案信息化管理软件使用，只是单纯使用OFFICE办公软件。

3.3 信息数据库建设滞后

在海洋监测档案录入上，有时为了赶进度只是录入了最基本的信息，导致档案信息数据库不完整，这就造成了日后对监测档案的筛选和管理的不便。信息数据库更新的不及时也会导致档案的一系列问题。目前在基层海洋单位中信息数据库建设工作尚未正式开展，尚未形成统一、方便且实用的信息数据库管理模式。

3.4 档案信息安全建设不足

信息安全建设不足主要体现在数据备份不及时，系统安全漏洞等方面。档案系统一旦遭受到黑客的攻击导致档案泄露，其造成的影响将难以估计。目前基层单位海洋监测档案的备份工作均相对滞后，受条件和人员限制，不能及时完成。另外，在日常工作中取得的部分初始数据资料相对分散，为方便使用留存分散在个人手中，对此类数据没有形成相对统一、有效的保管，容易产生数据资料安全隐患。

4 国外档案信息化对我国档案管理的启示

在国外档案信息化管理的发展迅速，以美国为例，美国的档案管理是集中管理模式，所有的档案都是由对应的部门统一保管。美国为档案管理专门设置了“档案总署”来统领各个机构。就联邦政府的工作人员档案管理为例，其档案管理已经实现了自动化，档案中包括联邦政府的在职人员和非在职人员的各种信息，例如：调动信息、雇佣信息、死亡信息、辞职信息等。当人员信息发生变动后，工作人员只需输入相应的编号就能实现对档案信息的录入和删除，并在后台实现时时的更新。此外，美国档案的开放性上也值得我国学习，只要是档案本人或档案相关人员向档案部门提出合理的申请，档案部门就有义务为其提供档案的复印件，如果档案本人对其档案的准确性提出质疑，也可以向档案管理部门提出申请，档案管理部门会把相关的修改信息同步到官网，并且把处理结果通知给申请人。

5 海洋监测档案信息化的建议与对策

针对海洋监测档案信息化管理中存在的问题，本研究提出以下意见和建议：

5.1 建立信息化管理体系，完善管理制度，建立管理标准

海洋监测档案部门首先要建立档案信息化管理体系，制定相应的规章制度，用制度规范管理，保障具体工作的充分落实；其次要建立档案信息化标准，例如：在档案的信息化录入时规定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的实时维护操作等。在制度与标准的制定时建议从两方面进行调研论证，一方面要邀请相关专家以座谈会的形式进行讨论，另一方面通过调查问卷、实地调查等方式收集基层档案管理人员的意见，以此建立起一个科学、有效、规范的信息化档案运行机制。

5.2 加大海洋监测档案信息化软硬件设施的投入

在硬件方面，计算机相比传统海洋监测档案的纸质录入有着效率高、保存时间长、成本低、更新快等优点。由于海洋监测档案的特殊性，对计算机的性能和稳定性要求比较高，因此应加大对计算机硬件的投入并注意定期更新；在软件方面，由于海洋监测档案的机密性以及安全性要求比较高，如何保障安全稳定的实现海洋监测档案信息的管理是档案部门需要重点解决的问题。此外，应确保每年有专项资金用于档案管理硬件和软件的更新与维护，确保信息化管理系统的平稳安全运行。

5.3 建设海洋监测档案信息数据库

由于海洋监测档案的数据都是百万量级的，因此建立档案数据库显得非常必要。档案数据库的建立要满足以下几个方面的要求：一是实现的信息的准确录入和删除操作；二是实现数据库的动态更新；三是实现海洋监测档案更新的及时性；四是实现海洋监测档案数据的长期保存；五是保证档案数据在数据库中的安全性。海洋监测档案数据库的建立不仅可以极大的减少工作人员的工作量，而且可以实现档案数据及时更新，使数据管理起来更加方便，使用更加便捷。

5.4 建立档案资源共享机制

档案资源共享机制是指在政府档案管理部门与企业档案部门建立起档案的共享机制，包含三个层次的共享：政府档案管理部门内部的共享、企业档案部门内部的共享、政府档案管理部门和企业管理部门的共享。在具体的实现方式上，政府档案管理部门和企业档案管理部门内部资源共享主要是通过局域网来实现的，而政府与企业之间的合作的主要是通过软件的对接来实现的。此外还可以建立海洋监测档案信息查询系统网站，为外部人员提供查询平台，这方面可以学习美国的经验，为申请者提供档案查看和修改服务。

5.5 提升网站建设水平，构建信息交流平台

在内部局域网、互联网和对接软件的基础上建立综合的档案服务网站。把过去静态的档案管理转变为动态的档案管理，利用该网站的建设实现对海洋环境监测决策、档案管理、对外服务等方面的帮助。网站的开发工作既可以自己招聘组建专门的开发团队，也可以把开发建设工作整体外包给第三方软件开发企业，在外包过程中要对第三方软件开发企业进行相关资质认定，签订相关保密协议，并且要定期对网站进行检查，确保其运行稳定，最终形成一个完善的信息化档案管理综合服务网站。

5.6 提升档案管理人员的专业素质

传统的海洋监测档案管理方法不能适应新形势下档案管理信息化的要求，一方面要对相关工作人员进行培训，以适应工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素质较高的人员。此外，政府还可以与高校进行合作，针对岗位的特点培养专门的高校人才，毕业以后政府为其提供实习机会或就业岗位。此外，档案的信息化管理对人员的道德品质提出了更高的要求，应该注意对相关工作人员加强这方面的培养，避免档案资料泄密等事件的发生。

参考文献

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