谈人事档案的信息化建设

时间:2024-02-11 人气:

摘 要:人事档案是人事工作的基础,随着办公自动化的发展,人事档案的信息化建设势在必行。

关键词:人事档案;信息化

随着计算机网络的飞速发展,信息高速公路进一步拓展,数字化、信息化已广泛渗透到人们生活的各个领域。办公自动化和电子文件光盘存储、归档的普及,越来越多的社会活动和科技活动的记录将产生于电子工作环境,人们进行交流的手段也从纸质档案走向电子档案。大力推进信息化建设,以信息化带动工业化,实现社会生产力的跨越式发展,实行“科教兴档”战略,尽快实现人事档案管理信息化,是摆在我们人事工作者面前的一个紧迫而重大的课题。

人事档案的信息化是指国家和上级人事档案管理部门的统一规划和组织下,在人事档案管理活动中全面应用现代信息技术,对人事档案的信息资源进行处置、管理和提供利用服务。从而实现人事档案信息的数字化和网络化;实现人事档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;实现人事档案信息高度共享;实现人事档案管理模式的变革。

1 人事档案信息化建设的紧迫性

1.1 人事档案信息化建设是时代发展的需要,是人事工作的主流

中国是一个历史悠久的文明古国,档案事业的发展源远流长。档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案管理是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。档案事业是党和国家事业发展一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业。

社会信息化水平在一定程度上已成为衡量一个国家或一个地区现代化程度的重要标志,档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。加强档案信息化建设, 是档案事业适应时代和社会发展、加速档案管理现代化的必然要求。为适应国家信息化建设的需求,国家档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》,这是全国档案事业发展的一个专项规划,是为适应国家信息化建设和档案事业发展要求,实施信息化带动策略,以档案信息化带动档案事业各项工作开展的一项具体举措。

1.2 人事档案信息化是人事管理改革的方向,势在必行

人事档案是重要的人事信息资源。开发利用人事档案信息资源,为人事工作提供优质服务是人事档案工作的出发点和立足点,也是检验和衡量人事档案管理好坏的基本尺度。实现人事档案信息化、网络化管理,是信息时代发展的必然要求,是电子政务发展的必然趋势。传统的人事档案管理方式已不适应新形势的需要和信息技术发展的时代特征,人事档案信息化是一项时不我待的重要任务。

第一,传统模式管理人事档案存在弊端:一是无法解决繁琐的手工劳动和低效率的矛盾;二是传统的服务方式已无法解决需求信息面大,提供数据快捷、准确、系统等诸多方面的要求;三是很大程度上受限于难以形成综合性的信息资料;四是传统管理模式使管理者以常规心态、常规思路分析问题,拘泥于用老办法解决新问题,管理工作将会始终打不开局面,只能导致事业的停滞不前。

第二,人事档案是重要信息资源,是各级组织选人用人的重要依据,是开发人才的有效信息,是解决各种疑难问题的重要依据,是研究历史的珍贵史料。建立人事信息库,将大量信息通过计算机储存、统计、汇总,输出,全面、准确、及时地开发和利用人事档案信息,必将推进整个人事工作的大变革,是历史发展的必然。

第三,人事档案信息化建设是人事档案改革创新的突破口,也是信息工作发挥技术与资源整合的突破口。实现人事档案管理的信息化、网络化,可为人事管理现代化奠定基础。

2 人事档案信息化的作用

2.1 提高工作效率

传统的人事档案管理侧重于档案实体管理,管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用,工作量大,效率很低。如传统的检索方式是档案管理人员从一本一本的目录中,找出所需的档案目录来,然后根据上面的记录到库房中查找,费时、费力。而档案管理信息化后,档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入就可以多次反复利用,在档案管理内部进行数据共享。建立了人事档案信息数据库后,档案的检索与查询通过网络就可实现即时查询。相关部门若需要某些人事信息,可根据一定的权限,无论在何时何地都可进入系统进行查询,从而大大提高了工作效率和人事档案的利用率。

2.2 推进人才培养

人事档案信息化后,一方面需要档案人员不断汲取新知识, 另一方面将档案管理人员从烦琐的手工劳动中解脱出来,节约大量的工作时间,从而有充足的时间钻研业务,开拓创新,通过学习档案法律法规、学习计算机操作程序、软件运行及文件的管理程序,提高了自身的综合素质和档案管理水平,成为既懂软件设计,,又懂档案管理,还会实际操作的复合型人才。

2.3 提供预测服务

计算机能够按所给条件分类检索、统计,迅速得到干部职工队伍结构分析的有关数据,随时为人事管理工作提供极有价值的参考依据。充分发挥信息优势,可对队伍现状进行了分类检索和详实、准确的统计分析,形成以年龄、参加工作时间、任职时间为主要内容的多种数字表格和各类分析材料。为机构改革和人事调整提供重要依据,增强了工作的预见性。

2.4 保护档案载体

人事档案纸制载体是最原始的证据材料,它的客观性是不可置疑的。因此,人事档案纸制载体的保护显得非常重要。而人事档案利用率非常高,工作中经常要查询有关人员的信息,有人事争议的翻阅次数更多。再加上反复拆装,薄薄的纸片不堪重负。信息化后,人员的信息都可以从数据库中求得,减少了工作人员与原始材料的接触,有利于人事档案纸制载体的保护。

与纸质档案相比较,电子档案在数据库中是以虚拟形式存在的,经过对电子档案的科学整理、构成有序的虚拟状态,通过检索,可以方便、快捷、高效的开展人事管理工作。

3 卫生系统组织人事管理系统的应用

3.1 原始数据的收集

所谓的原始数据,是指未经加工的第一手资料,可以是电子的,也可以是纸质的;可以是印刷的,也可以是手写的。作为电子档案使用的原始数据,其特点在于未经加工,直接记录或者是直接从设备输出的数据,或者来自于外部的印刷品等。组织人事管理系统涵盖的信息量大,每个人需建立33个信息集、445个信息项。因此,前期的数据收集非常繁杂、非常艰苦,这要求相关人员本着认真、负责的态度,任劳任怨地去搜集每一个信息。

3.2 制作或转换

所谓制作,是针对非电子化的文件来讲,比如印刷资料,手写原始记录等。要将这些文件资料进行电子化,需要通过输入设备将其转化为电子文件,如通过数码相机拍照、人工输入等等方式电子化。电子文件的转换,是指已经经过第一步电子输入设备制作的电子文件,按电子档案管理要求, 通过一系列的方法和手段,将这些原始的数据转成符合要求的档案文件。如该系统要求上传照片的大小在100k以下,而我们手头的电子照片一般都在几兆甚至几十兆,这就需要用相关的应用软件把所需照片逐一处理或者批量处理,然后再上传。

3.3 整理

电子档案的整理是指按照一定的原则和方法,将收集积累的电子文件分门别类进行整理,为归档做好准备。电子文件整理包括两个层次:一是对分类、排序。即将零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合, 根据组织人事系统自身的特点,分别按每个信息集的要求分类整理,使电子文件存储格式处于一种有序状态。二是建立数据库。即对每个人的电子档案以基本信息集等集合的方式进行分类,并对每位职工给予相应的编号,再按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分,从而使全部电子文件成为一个有机的整体。

3.4 查询和调用

1. 查询

组织人事管理系统查询模块综合了机构查询和人员查询。通过查询可以根据需要快速地寻找那些具有特定值的记录以及目标记录所在的位置。

CMIS系统的查询功能完善,共分为简单查询、组合条件查询、高级查询、固定查询等四大版块,具有很强的实用性,操作方便。

简单查询操作最为简单,档案管理人员可以根据需要选择输入人员编号、姓名、姓名拼音缩写和人事关系所在单位内容进行查询,查询条件可以输入全部、部分或不输入,选择“查询”进行模糊匹配查询,然后可以根据需要做相应的操作。组合条件查询可根据不同的业务需要,对单位(部门)基本信息记录设置不同的查询条件,组合在一起进行查询,根据实际需要进行相应的操作。高级查询主要是为了方便领导同志对系统管理人员概貌的了解,完成各种组合方式的固定查询,此处的查询条目可由组合条件查询保存生成,查看人员信息包括《简历》输出功能的全部内容。固定查询是指组合条件查询设置的查询条件可以保存,保存后的查询条件成为固定查询。

2. 调用

调用是指对人事电子档案的利用,包括对查询结果的调用和系统的直接输出。查询结果可以输出到Excel、DBF或者直接打印;系统直接输出是指该系统具有“系统输出”子功能,可以实现人员名册输出和统计,在固定名册部分,本系统提供标准花名册、简易花名册、灵活花名册三种名册供用户根据需求选择使用。

科技日新月异,人事档案的信息化已成为社会发展的必然趋势。然而,人事档案的信息化也是一项庞大而复杂的系统工程。不仅要有一支高素质的人事档案工作者队伍,还需要各级领导的高度重视、广大干部职工的鼎力支持及相关部门的密切配合。相信经过我们地不断创新、改革和完善,人事档案信息化建设一定会与时俱进,顺应时代发展,更好地为人事工作及社会经济发展服务。

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