医院档案管理工作中存在问题及对策

时间:2024-02-04 人气:

摘 要:医院档案管理工作是维护医院管理工作正常、有序进行的重要组成部分。现代管理理念的完善和现代信息技术的高速发展为医院档案管理工作提供了新的发展机遇,医院档案管理人员要充分认识到目前工作中存在的问题,结合现代管理理念和管理方法,制定系统的管理计划,医院单位相应的加大对硬件设施建设的资金投入,并加强对医院管理人员的技能培训,共同推进医院档案管理工作的现代化建设进程。

关键词:医院档案管理;问题;对策

0 引言

医院档案是医院在行政管理、医学科学研究、生产技术、基本建设等工作活动中形成的, 具有保存价值的文字、材料、报表、图纸、簿册、病案、声像等各种门类及各种载体档案。加强档案管理不仅有利于提高行政管理工作的质量和效率,提高医院领导决策的准确化和科学化,而且对医院的全面现代化建设极为重要。医院如何适应社会主义市场经济体制,转变档案管理模式,加强档案规范化管理,就必须在调查医院档案管理的基础上,了解医院档案管理工作所存在的问题,简析其原因, 并相应地采取一些改进措施,才能更好地做好新时期医院档案管理工作。随着医疗卫生事业的发展和医院服务模式的不断改变,传统的医院档案管理工作和技术已经不能适应当前医疗卫生事业的发展趋势。计算机技术和网络技术的飞速发展为医院档案管理工作提供了新的机遇和挑战,医院档案管理工作的信息化和网络化是未来档案管理工作的必然趋势。充分认识医院档案管理信息化、现代化的重要性, 加快医院档案管理工作的现代化进程,是每个医院档案管理工作者应积极面对和思考的问题。

1 医院档案管理中存在的问题

1.1 管理意识薄弱

医院档案管理工作的科学、合理开展对医学各层工作的开展和提高工作效率、加大医院经济建设方面有着十分重要的作用。是医院综合管理系统中不可分割的一部分。有效的利用档案资源可以为医院工作带来有益的社会效益和经济效益。在医院档案管理工作中,工作人员并没有深刻的经济和社会效益意识,认为档案管理只是单纯的对档案的分类管理和保存整理等工作,对档案的利用价值没有明确的概念,势必造成管理意识上的欠缺。实际工作中难以运用档案系统为医院管理工作提供建设性决策依据,进而间接的拖慢了医院管理水平的发展,阻碍医院档案管理工作的进程,使得许多一手的可供医院各方面课题研究的档案资料并没发挥其实际效益。

1.2 档案管理机制不健全

档案管理分散,不利于档案的统一分类和保存,造成实际档案抽取时的混乱,降低工作的效率。各科室的档案资料分散管理,每个科室都分配独立的档案管理人员,不利于综合处理,造成人力、物力上的浪费。此外,部分基层医院缺少完善的档案管理机构,档案管理人员的专业水平不高,往往不能做到“专人专岗”。另一方面,缺乏严格的考核,管理体制不够健全,或者制定有相关的管理制度,但执行不力,形同虚设,缺乏监管。由于人力、财力投入不足,使得档案管理混乱,档号编辑上不规范,案卷标题书写紊乱,影响档案的使用和查阅。

1.3 档案管理缺少充足的硬件资金投入

随着现代医疗条件和医疗保障制度的完善,人们对健康生活的质量度要求也随之提高,相应的对医院各类的档案的采集量也日益增大。然而医院单位对医院档案管理设备并没有相应的加以增设或改进。表现在档案管理库房不足,档案管理设备陈旧、缺乏先进的管理技术引进或研发,制约了档案管理工作与现代需求的平衡发展。随着现代信息管理技术的发展,计算机网络技术在医院管理工作中得到了越来越广发的普及,然而运用计算机网络技术管理档案的设备投入明显不足,一些档案的工作仍然停留在手工收集、资料抽取,降低了工作效率,与医院整体管理的计算机网络化发展不相匹配。

2 医院档案管理工作的改进措施

2.1 健全档案管理制度,规范档案管理行为

档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度,可以减少档案管理的随意性,保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据 《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规,结合本单位档案工作实际,逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度,使档案工作的每个环节的运行都有章可循,都有明确的要求和制度的约束。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。

2.2 加强意识,正视并重视档案管理工作

加强医院档案管理人员的工作意识需要医院单位制定系统的管理政策,重视档案管理工作,将档案管理纳入医院管理的重要议程之中。一视同仁的对待医院档案管理工作,加强对管理人员的业务培训和思想素质培训,与医院业务建设同步规划、同步发展。引导管理人员意识到档案管理工作的重要性和意义性。普及《档案法》法律法规,使的管理工作有法可依,有条可循。医院上层管理人员要重视档案管理工作,促进档案管理人员管理意识的形成。

《档案法》规定: 档案工作实行统一领导、分级管理的原则, 维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用。此外,医院管理干部及档案管理专员有相当一部分人不知道《档案法》的基本条列,缺乏依法归档的自觉性。因此只有做好档案管理工作知识的普及教育和医院单位的密切关注并从多方面努力,才能逐渐的提高医院管理人员的档案管理意识。

2.3 提高档案工作人员专业技能和素质

加强培训、结合实践, 提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平, 医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求,不断总结探索档案管理工作,适应档案业务发展,推动档案管理水平的提高。

2.4 实现档案管理信息化

随着计算机技术的发展和网络社会化的实现,档案管理正从传统的纸质手工管理向现代信息化管理迈进,这是时代的召唤和需求。因此,档案管理应和信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等结合起来,才能和现代信息社会的发展相配套。这就要求基层医院档案管理部门积极推动档案电子信息化进程,使档案管理成为信息化管理的一个重要组成部分。档案信息化管理使档案从原来的封闭式、分散式走向开放式,形成一体化、网络化的管理模式,实现档案信息资源共享,达到档案信息资源开发利用的效益,提高办公效率。

2.5 加大投入,提高配备, 实现档案的现代化管理

加强资金投入, 引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备;另一方面要引进计算机管理,用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案,方便使用者及时查找、阅读, 既节省时间也节省人力、物力和财力,提高了工作效率。

参考文献

[1] 王莉红. 浅谈医院档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 基层医学论坛. 2011(17)

[2] 郭祥丽,严晓春,张馨木. 加强医院档案管理工作的对策[J]. 中国医院管理. 2006(07)

[3] 陈明昭. 关于医院档案管理信息化建设的几点构想[J]. 科技创新与应用. 2012(06)

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